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Anleitung

Vorbereitung:

Die Sicherheitseinstellungen müssen in Excel unter "Extras/Makro/Sicherheit..." auf Mittel eingestellt werden. Unter Office 2007 und höher ist das Programm an einem vertrauenswürdigen Speicherort zu speichern oder es muss bei jedem Start die Ausführung von Makros explizit unterhalb des Ribbon-Menüs erlaubt werden (siehe Anleitung auf https://www.roru.de/software/anleitung/index.htm )


  1. Ergänzen Sie Ihre Datentabelle um die Spalten für die Mandats-ID und das Mandatsdatum (siehe Beispielsdatei im Download).
  2. Jede Spalte muss einen Namen haben! Spalten nach namenslosen Spalten werden somit nicht gefunden, da dann ja eine neue Tabelle mit neuen Inhalten beginnt.
  3. "ex-sepa.xls" öffnen und auf Blatt "SEPA" den Namen Ihrer Datendatei mit Endung eintragen. Zur Vereinfachung kann das Menü über den Button verwendet werden.
  4. Nun alle nötigen Daten wie die Spaltennamen Ihrer Datenbank in die gelb hinterlegte Felder eintragen. Dabei kann der zur Verfügung stehende Name durch das Pulldownmenü ausgewählt werden. Beim kopieren "Inhalte Einfügen / Werte" verwenden, so dass keine Formatierungen mit kopiert werden.
  5. Schlüssel eintragen und Ex-Sepa.xls für die spätere Nutzung speichern.
  6. Eigene Datenbank-Liste und "ex-sepa.xls" gleichzeitig in Excel öffnen (die Datenliste wird aber auch bei Prg-Ausführung selbstständig geöffnet).
  7. Button "SEPA Datei erstellen" drücken bzw. Makro starten
  8. Die erzeugte Datei "sepa-lst.txt" (im Ausgabe-Verzeichnis) ausdrucken und  bei seinen Unterlagen / Rechnungen abheften.
  9. Die Datei "sepa.xml", die eigentliche Sepa-Datei, wird online in das Internetportal der Bank importiert. Es können aber auch Zusatzprogramme wie Starmoney oder VR-NetWorld zum Import verwendet werden. Manche Banken schreiben auch eine spezielle Dateiendung der Sepa-Datei vor, die von "xml" abweicht. In diesesm Fall kontaktieren Sie mich bitte.

Bemerkung:

  • Ausgeblendete (gefilterte) Datensätze und Einträge ohne BIC bzw. Betrag = 0 werden nicht berücksichtigt und automatisch übersprungen.
  • Die Titelzeile der Datenbank muss auf dem zuletzt aktiven Register-Blatt der Datendatei in Zeile 1 stehen. Sollten bei Ihnen die Daten in einer anderen Zeile beginnen, so ist dieser Wert in Ex-Sepa in Zelle E27 anzugeben.
  • Keine Trennzeichen oder Leerzeichen bei IBAN oder BIC, da diese falsch interpretiert werden können (s.u.)
  • Der zulässige Zeichensatz für Eingaben ist stark beschränkt. Bei Name und Vorname werden nicht zulässige Zeichen ersetzt. In anderen Eingabefeldern führen nicht zugelassene Zeichen zu einer Fehlermeldung. So sind gemäß SEPA Spezifikation nur folgende Zeichen erlaubt: 0-9, a-z, A-Z, ' : ? ,  - ( + . ) /
    Das Leerzeichen ist nur eingeschränkt zu verwenden.
  • Sind gleichzeitig die Felder BIC und Name leer, so wird der Datenimport beendet (Endmarke).
  • Die BIC-Überprüfung wird dagegen beendet, sobald in der ersten Spalte der Datentabelle (Spalte A) kein Eintrag mehr zu finden ist.
  • Pfadeinträge im Feld "Datei-Pfad" sollten mit "\" enden. Text nach dem letzten "\" gilt als Datei-Prefix. So erzeugt die Pfadeingabe "C:\2017" in der Wurzel des C Laufwerks die Dateien "2017.xml", "2017-lst.txt" und "2017-inf.txt".
  • Über einen Startwert in Zelle E28 kann den erzeugten Dateien zusätzlich eine laufende, zweistellige Nummer eingebaut werden, welche sich bei jedem Programmaufruf um eins erhöht. Eine 0 schaltet die Funktion aus.
Bei Ex-Sepa handelt es sich um Shareware, welche vor einem Kauf ausgiebig getestet werden kann. Die Nutzungsbedingungen sind vor einer Verwendung unbedingt zu beachten:

Das Tool darf nur in ungeänderter Form (beschränkte Version) als Originaldatei ohne Änderungen weitergegeben werden.

Das Programm erzeugt aus den Daten einer Excel-Liste eine gültige SEPA-Datei.
Über die Prüfziffer der IBAN werden die Daten auf Gültigkeit geprüft. Dennoch ist es damit nicht möglich, die Eingabedaten 100% zu prüfen, d.h. Kontonummern mit falscher Prüfziffer und/oder falscher BIC/IBAN können in Extremfällen zu einer Rücklastschrift führen, welche mit Kosten verbunden ist. Für die Richtigkeit der Eingabedaten ist alleine der Anwender verantwortlich.
Die Mandate werden vom Programm nicht verwaltet. Dies obliegt ebenfalls dem Anwender. Ändert sich ein Mandat (z.B. Name oder Firmierung des Kreditors, Kreditor-ID, Mandats-ID, Kontoverbindung des Kreditors oder Debitors), so ist in der Datenbank ein Kennzeichen zu setzen, dass eine Mandats-Änderung vorliegt. Zur Vereinfachung des SEPA-Lastschrifteinzugs ist für diese Datensätze beim nächsten Einzug statt einer Folgelastschrift eine separate, erstmalige Lastschrift zu erzeugen (FRST). Ansonsten müsste das alte und das neue Mandat dem Datensatz übergeben werden, was das Verfahren durch vorhalten der alten Mandats-Daten unnötig verkompliziert.

Aktuelles 

Ex-Sepa Lizenz

kostenpflichtig bestellen !


Format Sepa 3.2

Im Nov. 2018 trat die neue Spezifikation 3.2 von Sepa in Kraft. Das aktuelle Update von Ex-Sepa können sich Kunden im eigenen Kunden-Bereich kostenlos herunterladen und updaten. Die Banken werden aber noch einige Jahre das alte Format unterstützen, so dass keine Eile angebracht ist.

Nach den Tests schalten Sie das Programm wie üblich für bis zu 99.999 Datensätze mit dem vorhandenen Schlüssel frei. Zur Übernahme der Stammdaten bitte die Update Funktion oben rechts in Ex-Sepa verwenden.

Selbstverständlich haben Kunden beim Kauf einer Lizenz vollen 24h eMail Support auf alle Fragen, wobei diese meistens innerhalb von zwölf Stunden von mir beantwortet werden. Telefonische Anfragen bitte erst nach 18:00 Uhr.

Zum Bestellformular (https)

oo-Sepa

Die angepasste Version für OpenOffice bzw. LibreOffice (beide ab Version 4.xx) finden Sie unter Externer Linkwww.oo-sepa.de und wird regelmäßig aktualisiert.

Ex-Sepa läuft leider aufgrund der mangelnden Kompatibilität des VBA Codes nicht unter OpenOffice.

SEPA mit Access

Ab sofort sind die Klassenmodule mit einer einfach zu bedienenden VBA-Schnittstelle zu Ihren eigenen Access-Abfragetabellen erhältlich. Eine DLL-Version ist in Arbeit. Laden Sie sich einfach die SEPA Demo Datenbank für Access zum testen herunter. Auf Wunsch kann ich das Programm gegen Erstattung des Arbeitsaufwandes auch für Sie jederzeit in Ihre Access-Datenbank integrieren.

Selbstverständlich ist es aber auch weiterhin möglich, die vergleichsweise günstige Ex-Sepa Lizenz ohne Mehrkosten in Ihre Access-Anwendung zu integrieren. Eine ausführliche Anleitung und ein Access-Beispiel finden Sie unter Access-Library für Sepa.

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