EX-SEPA - Anleitung

Anleitung

Vorbereitung:

Die Sicherheitseinstellungen müssen in Excel unter "Datei/Optionen/Sicherheitscenter..." auf Mittel eingestellt werden. Unter Office 2007 und höher kann man das das Programm an einem vertrauenswürdigen Speicherort speichern oder es muss bei jedem Start die Ausführung von Makros explizit unterhalb des Ribbon-Menüs erlaubt werden (siehe Anleitung auf https://www.roru.de/sepa/ex-sepa-anleitung.html )

Wollen Sie Lastschriften erstellen, ergänzen Sie Ihre Datentabelle um die Spalten für die Mandats-ID und das Mandatsdatum (siehe Beispielsdatei im Download).
Jede Daten-Spalte muss eine Überschrift (Namen) haben! Weitere Daten nach Spalten ohne Überschrift werden somit nicht gefunden, da dann ja eine neue Tabelle mit neuen Inhalten beginnt.
"ex-sepa.xlsm" öffnen, Makros erlauben und auf dem ersten Blatt ("SEPA") den Namen Ihrer Datendatei mit der Datei-Endung eintragen. Zur Vereinfachung kann das Menü über den Button (nur unter Windows, nicht MAC) verwendet werden.
Nun alle nötigen Informationen wie die Spaltennamen Ihrer Datenbank (siehe 1.) in die gelb hinterlegte Felder eintragen. Dabei kann der zur Verfügung stehende Name durch das Pulldownmenü ausgewählt werden. Werden Daten über die Zwischenablage eingefügt, beim kopieren "Inhalte Einfügen / Werte" verwenden, so dass keine zusätzlichen Formatierungen versehentlich kopiert werden.
Den eigenen Namen, den Freischalteschlüssel (Code) und die Rechnungsnummer eintragen und anschließend "Ex-Sepa.xlsm" für die spätere Nutzung speichern.
Eigene Datenbank-Liste und "ex-sepa.xlsm" kann gleichzeitig in Excel geöffnet sein, die Datenliste wird aber auch bei Prg-Ausführung selbstständig geöffnet und anschließend wieder geschlossen.
Button "SEPA Datei erstellen" drücken, womit das Makro gestartet wird.
Die erzeugte Datei "sepa-lst.txt" (im Ausgabe-Verzeichnis) ausdrucken und bei den archivierten Unterlagen / Rechnungen abheften.
Die Datei "sepa.xml", die eigentliche Sepa-Datei, wird online über das Internetportal der Bank importiert. Es können aber auch Onlinebanking-Programme wie Starmoney oder VR-NetWorld zum Import verwendet werden. Manche Banken schreiben auch eine spezielle Dateiendung der Sepa-Datei vor, die von "xml" abweicht. In diesem Fall kontaktieren Sie mich bitte.

Bemerkung:

Ausgeblendete bzw. gefilterte Datensätze und Einträge ohne IBAN oder Betrag = 0 werden nicht berücksichtigt und automatisch übersprungen.

Es wird immer das aktive Registerblatt der Datendatei abgearbeitet. Haben Sie Ihre Datendatei mit einem anderen offenen Tabellenblatt gespeichert, sucht Ex-Sepa hier und kann die Daten evtl. nicht finden.
Die Titelzeile der Datenbank muss in der ersten Zeile stehen. Sollten bei Ihnen die Daten erst in einer anderen Zeile beginnen, so ist diese Zeilennummer in Ex-Sepa in Zelle E27 anzugeben.
Bitte keine Trennzeichen oder Leerzeichen bei IBAN, BIC oder Mandatskennzeichner verwenden, da diese falsch interpretiert werden können (s.u.)
Der zulässige Zeichensatz für Eingaben ist in SEPA stark beschränkt. Bei Name und Vorname werden nicht zulässige Zeichen automatisch ersetzt. In anderen Eingabefeldern führen nicht zugelassene Zeichen zu einer Fehlermeldung. So sind gemäß SEPA Spezifikation nur folgende Zeichen erlaubt: 0-9, a-z, A-Z, ' : ? , - ( + . ) /
Das Leerzeichen ist nur eingeschränkt zu verwenden.
Sind gleichzeitig die Felder IBAN und Name leer, so wird der Datenimport beendet (Endmarke).
Die separate Funktion zur BIC-Überprüfung wird dagegen beendet, sobald in der ersten Spalte der Datentabelle (Spalte A) kein Eintrag mehr zu finden ist.
Pfadeinträge im Feld "Datei-Pfad" sollten mit "\" enden. Text nach dem letzten "\" gilt als Datei-Prefix. So erzeugt die Pfadeingabe "C:\2021" in der Wurzel des C:\ Laufwerks die Dateien "2021.xml", "2021-lst.txt" und "2021-inf.txt".
Über einen Startwert in Zelle E29 kann den erzeugten Dateien zusätzlich eine laufende, zweistellige Nummer eingebaut werden, welche sich bei jedem Programmaufruf um eins erhöht. Eine 0 schaltet die Funktion aus.

Bei Ex-Sepa handelt es sich um Shareware, welche vor einem Kauf ausgiebig getestet werden kann und auch getestet werden sollte. Die Nutzungsbedingungen sind vor einer Verwendung unbedingt zu beachten:

Das Tool darf nur in ungeänderter Form (beschränkte Version) als Originaldatei ohne Änderungen weitergegeben werden.

Das Programm erzeugt aus den Daten einer Excel-Liste eine gültige SEPA-Datei. Über die Prüfziffer der IBAN werden die Daten auf Gültigkeit geprüft. Dennoch ist es damit nicht möglich, die Eingabedaten 100% zu prüfen, d.h. Kontonummern mit falscher Prüfziffer und/oder falscher BIC/IBAN können in Extremfällen zu einer Rücklastschrift führen, welche mit Kosten verbunden ist. Für die Richtigkeit der Eingabedaten ist alleine der Anwender verantwortlich.
Die Mandate werden vom Programm nicht verwaltet. Dies obliegt ebenfalls dem Anwender. Ändert sich ein Mandat (z.B. Name oder Firmierung des Kreditors, Kreditor-ID, Mandats-ID, Kontoverbindung des Kreditors oder Debitors), so wird empfolen, in der Datenbank ein Kennzeichen zu setzen, dass eine Mandats-Änderung vorliegt. Zur Vereinfachung des SEPA-Lastschrifteinzugs ist für diese Datensätze beim nächsten Einzug statt einer Folgelastschrift eine separate, erstmalige Lastschrift zu erzeugen (FRST). Ansonsten müsste das alte und das neue Mandat dem Datensatz übergeben werden, was das Verfahren durch vorhalten der alten Mandats-Daten unnötig verkompliziert.